22 способа все успевать. Анна Тереза КовальЧитать онлайн книгу.
йте новые инструменты, получайте новые результаты, успевайте жить!
Раздел 1. Как разгрести дела? Повышаем свою эффективность.
Глава 1. Насколько вас тормозит многозадачность?
Некоторое время назад многозадачность стала модной. И как только человек жаловался на то, что не может выполнить несколько дел одновременно, ему тут же припоминали Юлия Цезаря. Он-то делал и был вон как успешен, так давай и ты так же!
И тут уже становилось неловко ссылаться на свои трудности с многозадачностью, все начали учиться этому навыку… Ну или пытаться просто делать несколько дел одновременно.
Но давайте посмотрим правде в глаза – к каким результатам, помимо стресса, приводит многозадачность именно вас? Не Цезарю, и без того окруженному множеством мифов, а вам – она помогает или мешает? Она вас ускоряет или тормозит?
И для того чтобы вы получили точный и однозначный ответ по этому поводу, я предлагаю вам сделать одно короткое упражнение. Оно взято из курсов по МВА и проделано уже множеством руководителей среднего и крупного бизнеса. Присоединяйтесь к ним и вы.
Вам потребуется лист бумаги, ручка и секундомер. Будет более наглядно, если вам кто-то поможет засекать время. Но если таких добровольцев нет, вы спокойно можете справиться сами.
Итак, упражнение состоит из двух этапов.
Этап 1: Вам нужно максимально быстро написать два столбика: в одном русский алфавит от первой буквы до 15-й, во втором – английский алфавит, тоже от первой буквы до 15-й. Если вы не знаете английского алфавита, пишите римские цифры от первой до 15-й. НО! Писать надо по строкам! То есть сначала первую русскую букву, потом первую английскую, далее вторую русскую, затем вторую английскую… То есть вы все время переключаетесь между столбиками, моделируя таким образом, как вы уже, наверное, догадались, режим многозадачности.
Все понятно? Готовы? Помните – максимально быстро! Засекайте время и вперед.
Получилось? Отлично, запишите свой результат в секундах и переходите ко второму этапу.
Этап 2: Цель та же самая – вам нужно максимально быстро написать два столбика с русским и английским алфавитом. НО в этот раз вы сначала пишете все русские буквы от 1-й до 15-й, а потом все английские. Готовы? Тогда снова засекайте время и приступайте.
А теперь самое интересное – сравните свои результаты. Что получилось быстрее? Насколько? Допустим, что на выполнение первого этапа у вас ушло в полтора раза больше времени. О чем это говорит?
Объем работ не изменился. Оба раза у вас в итоге был один и тот же результат. Единственное, что отличало эти два процесса работы, это параллельное выполнение двух задач в первом варианте (та самая многозадачность) и фокусировка на одной задаче в одно время во втором варианте. А значит, что выполнение одного и того же объема работ при многозадачном режиме займет у вас в полтора раза больше времени. Не 1,5 часа, а два. Не полдня, а почти целый день.
При этом – вспомните – паузы при переключении от одного столбца к другому были у вас одинаковыми во время всего задания или как-то менялись со временем? Большинство людей отвечает, что если в начале они легко переключались и почти без пауз писали буквы, то чем ближе к концу столбцов, тем больше им требовалось времени, чтобы написать следующую букву, так как нужно было вспомнить, на чем они остановились до этого.
Это указывает на то, что чем сложнее задача, тем больше времени потребуется для того, чтобы вернуться в нее, если вы отвлеклись на что-то другое, даже на 5 секунд.
При этом сложность задачи определяется в данном случае по двум критериям:
– Объем информации, который нужно держать в голове для ее решения. Например, пересчет товаров, сравнение текстов, анализ таблиц и т.д. В упражнении на списки вам нужно было помнить всего лишь алфавит, и это уже было сложно для мозга и тормозило его работу. Вероятно, ваши обычные задачи гораздо труднее и требуют большего объема памяти, а значит, мозгу будет еще сложнее. И он будет или тормозить, или перегреваться.
– Степень творчества в задаче. Наверняка у вас было такое – вы что-то формулируете, накидываете варианты, еле успеваете записывать приходящие мысли и тут… Вас отвлекли. Вы, возможно, просто кратко кому-то что-то ответили, вернулись к своему делу… Но уже не помните, что хотели написать. И идей больше нет, и чтобы вернуть их, требуется очень много времени. Творчество – очень чувствительная вещь, оно часто не прощает остановок.
Итак, если задачи легкие, то многозадачность допустима. Если же работа требует творчества или удержания большого количества информации в голове, то многозадачность – зло, которое незаметно, но сильно увеличивает время выполнения дел. И в этом ее первый риск.
Второй риск – это качество выполнения задач. Вернитесь к своим спискам и проверьте их точность. Есть ли ошибки? Где их больше? Обычно многозадачность рождает ошибки, причем простые, которые вы с легкостью замечаете при проверке. Как гласит один из законов Мерфи: «Никогда нет времени выполнить задачу идеально, но всегда найдется время