Как управлять собой. Виктор ШейновЧитать онлайн книгу.
неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными причинами оказываются неорганизованность и нерациональный распорядок дня;
• объективные, в известной степени не зависящие от нас – избыток совещаний, вызовы к руководству, ожидание приема, ненужная отчетность, исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций крадет от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени (у некоторых – гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.
В любой солидной организации ведется строгий учет всех материальных ресурсов, будь то деньги, материалы, комплектация. И совсем другое отношение к времени. Пожалуй, сила инерции в бездумном растранжиривании времени – самое серьезное препятствие на пути к успешному управлению этим важнейшим фактором.
«Фотография» и «самофотография» дня
В качестве первых шагов крайне полезно провести «самофотографию» своего дня – записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.
Суммировав зафиксированные затраты времени за день, вы почти наверняка недосчитаетесь нескольких часов. Это покажет существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, вы будете знать структуру затрат времени и соотношение «затраты – результаты». Когда начнете работать по предлагаемым далее рекомендациям, сравнение таких «самофотографий», сделанных с некоторой периодичностью, покажет рост эффективности использования времени.
Есть и другой, более радикальный способ получить объективную информацию – это «фотография» вашего рабочего дня, проведенная кем-то из ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к вам человеку, так как он станет обладателем негативной информации о вас. Практика показала, что в подавляющем большинстве случаев «фотография» дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем больше резерв времени и, следовательно, сильнее стимул исправить положение. Мы настолько закостенели в своих привычках, что для их изменения нам необходимо нечто не меньшее, чем потрясение. В этом плане «фотография» создает наиболее сильную мотивацию к самосовершенствованию.
Вот еще один способ выяснения, сколько времени уходит у вас на незначительные дела, которые мало что дают как в личном, так и в профессиональном плане. По окончании недели заштрихуйте красным карандашом все малозначительные дела и время, потраченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками, значит, вы тратите много времени без пользы. Подумайте, как можно избавиться от «закрашенных» дел. Перераспределите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы. В итоге время будет использоваться вами более эффективно.
Для каждого вида деятельности определите свой цвет. Если страница ежедневника окажется заполненной