Кадровый документооборот. Виталий Викторович СеменихинЧитать онлайн книгу.
документации входят:
справочная документация (касается одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней, имеет индивидуальный характер и выдается по разовому запросу);
отчетно-справочная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и т. п.) представления адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней);
справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и т. д.), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка – это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Докладные записки могут быть двух видов – внешняя и внутренняя.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Служебная записка – это записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Служебная записка имеет внутренний, служебный характер и составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
Объяснительная записка считается документом, поясняющим содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), и сообщением должностного лица, объясняющим какое-либо действие, факт, происшествие, представляемым вышестоящему должностному лицу.
По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы:
1) объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и др.) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений;
2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.
Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
По содержанию заявления подразделяются на две группы:
по