Die Brandschutzdokumentation. Suad SemicЧитать онлайн книгу.
Zugriffsmöglichkeit Archivierung Sicherungskopien/Zweitschriften
In der Realität kommt es leider sehr häufig vor, dass die Dokumentationen deutlich von den Qualitätsmerkmalen abweichen, sodass die Dokumentationen in facto nicht brauchbar sind. bzw. nicht die erforderlichen Informationen liefern können.
1.4.5 Archivierung von Unterlagen
Eine entsprechende Archivierung, in der die erforderlichen Unterlagen greifbar oder elektronisch erfasst und geführt werden, kann einerseits künftige baurechtlich bedeutsame Sachverhalte oder Handlungen unterstützen und andererseits viel Ärger, Arbeit und Geld ersparen. Manche Unterlagen können nur wenige Monate wichtig sein oder auch für Jahrzehnte und länger. Die Brandschutzdokumentation soll, wie bereits in Abschn. 1.3.5 aufgeführt, während der gesamten Lebensdauer bzw. bis zur Beseitigung des Gebäudes durch den Bauherrn/Eigentümer existent archiviert werden. Es kann davon ausgegangen werden, dass nach Abbruch des Gebäudes ein Interesse an der weiteren Vorhaltung der Dokumentation nicht mehr besteht.
Im Hinblick auf die Zielsetzung der Archivierung ist neben der BauVorlV [3] auch die Bekanntmachung [2] des StMB, die Grundsätze für die Aufbewahrung und Archivierung von Baugenehmigungsakten regelt, ebenfalls erwähnenswert. Die Landratsämter dürfen demnach frühestens nach 20 Jahren Baugenehmigungsakten, nämlich
• Bauantrag,
• Baubeschreibung,
• Lageplan,
• Bauzeichnungen,
• Baugenehmigungsbescheid,
• Baubeginnsanzeige und
• Stellungnahme der Gemeinde
aus bauaufsichtlichen Verfahren an die staatliche Archivverwaltung im Original abgeben. Bis zu diesem Zeitpunkt muss das einschlägige Schriftgut bei der Behörde im vollem Umfang in der Zentralregistratur aufbewahrt werden. Die genehmigten Unterlagen können dort eingesehen und kopiert werden; die Herausgabe der Unterlagen ist nur an die Eigentümer oder deren Bevollmächtigten gestattet. Dem Bauherrn soll lediglich empfohlen werden, seine Baugenehmigungsakten aufzubewahren und sie an den Rechtsnachfolger weiterzugeben.
1.4.5.1 Elektronische Archivierung
Der Anteil der elektronischen Formen wächst und wird künftig wachsen, sowohl am Bau als auch in anderen Bereichen. Die Dokumente werden elektronisch erzeugt, ausgetauscht, archiviert und anschließend gelöscht. Dies bedeutet, dass die Dokumente, mit wenigen Ausnahmen, die in Abschn. 1.3.4 ausgeführt sind, nur noch elektronisch zur Verfügung stehen werden.
Da viele Unterlagen nur noch digital existieren, gewinnt die digitale Archivierung an praktischer Bedeutung. In Papierform vorhandene Unterlagen können ebenfalls in eine elektronische Form überführt werden, wobei zu gewährleisten ist, dass die Originale nicht nachträglich verändert werden können. Das Ersetzen von Papierunterlagen durch elektronische Unterlagen ist insbesondere in den Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder geregelt. Die wesentlichen Vorschriften für den Freistaat Bayern finden sich im BayEGovG [16].
Bei den gebotenen Scanner- oder Mikroverfilmungsverfahren ist zu gewährleisten, dass die elektronischen Kopien vollständig und verlustfrei mit dem Papieroriginal übereinstimmen, auch farbige Anmerkungen oder Prüfeintragungen müssen eindeutig und identisch übertragen werden. Papierunterlagen, etwa die Baugenehmigung mit den genehmigten Bauvorlagen und die Bescheinigungen, sollten allerdings im Original archiviert oder die elektronischen Kopien durch eine notarielle Beurkundung im Sinne des § 126 BGB [5] bescheinigt werden. Dies betreffende Fragen sind im Zusammenhang mit der Beweisbarkeit von Unterlagen in Abschn. 1.3.4.2 behandelt.
Als Vorteile eines digitalisierten Archivs sind vor allem der schnelle Zugriff und das schnelle Durchsuchen von Dokumenten sowie die Schonung empfindlicher Papieroriginale zu nennen. Der Gang, etwa zum Bauherrn oder anderen am Bau Beteiligten, wird so in den meisten Fällen entbehrlich. Auch die dadurch gelöste Platzproblematik und der große Vorteil einer schnellen Aktualisierung der dynamischen Unterlagen ist naturgemäß lobenswert.
Die Dateitypen hingegen sind diffus. In der Tat bleibt die Frage, in welchen Dateitypen, etwa DOCX, XLS, PPT, TTF, JPEG, PDF, DWG, DXF, HTML oder ZIP, elektronische Dokumente archiviert werden sollen. Für ein verwaltungsinternes Verfahren können alle Dateitypen beliebig angewendet werden. Dokumente, die an Bauherrn oder gegebenenfalls an die Bauaufsichtsbehörde zu übermitteln sind, werden in der Regel als PDF oder PDF/A nach ISO 19005-1 [17] in druckbarer, kopierbarer und durchsuchbarer Form erstellt. Der Abschn. 1.3.5 enthält eine Ausnahme hiervon, und zwar nur bei wichtigem Grund. Des Weiteren ist die präzise Festlegung zu den Dateinamen zu treffen, beispielsweise 200620_BN-V.pdf (= Erstellungsdatum_Brandschutznachweis_Vorabzug).
Abb. 1.14 Brandschutz-Dateistruktur (beispielhaft).
Zur elektronischen Archivierung gehört ebenfalls die selbsterklärende Dateistruktur, etwa auf Basis einer datenbankgestützten Software, die der Verwaltungsvereinfachung und Übersichtlichkeit dient, naturgemäß unter Berücksichtigung der Qualitätsmerkmale, die in Abschn. 1.4.4 ausgeführt sind. Ein Muster der Brandschutz-Dateistruktur ist in Abb. 1.14 dargestellt.
1.4.5.2 Dokumentation im Facility Management
Facility Management (FM) umfasst etwa Betrieb und Instandhaltung eines Gebäudes. Für ein effektives FM ist eine lückenlose Dokumentation im passenden EDVFormat unabdingbar. Aus diesem Grund ist es wichtig, sofern in dem Vertrag nicht anders geregelt, die Dokumentation an den betreffenden Richtlinien bzw. Normen, beispielsweise
• RBBau (Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes),
• BFR GBestand (Baufachliche Richtlinien Gebäudebestandsdokumentation),
• GEFMA 198-2:2013-11, Dokumentation im FM [12],
• GEFMA 430:2019-03, Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen und
• CAFM-System[13],
des FM in vertretbarem Aufwand zu rekurrieren. Das Ziel des FM ist dabei, die Verwaltung der gesamten Gebäudedokumentation aufelektronischer Basis und die Integration der Dokumenttypen in das CAFM-System unter Berücksichtigung der Qualitätsmerkmale (Abschn. 1.4.4) zu gewährleisten. In diesem Aufgabenbereich ist es erforderlich, das FM Consult in die Bauplanungsprozesse mit den Baubeteiligten einzubeziehen, um das erforderliche Ziel zu erreichen. Die Dokumentation muss ausschließlich nach den vorgegebenen Strukturen des Auftraggebers erfolgen. Dieser Vorgang im weiteren Sinn wird in diesem Handbuch nicht behandelt, ergänzend sei auf Abschn. 4.8.2 verwiesen.
1.4.5.3 Pflege der Dokumentation
Es muss für die Aktualität und Richtigkeit der Dokumentation gesorgt werden. Eine Menge von (notwendigen oder sinnvollen) Tätigkeiten können zu Änderungen der Unterlagen führen. Bei Umbauten oder Nutzungsänderungen ist dies regelmäßig der Fall. Der neue Istzustand soll zeitnah entsprechend dokumentiert